Obowiązek prowadzenia ewidencji z wykorzystaniem kas fiskalnych określa rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 29 listopada 2012 r., które weszło w życie 1 stycznia 2013 r. Podlegają mu podatnicy świadczący usługi na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych: - których kwota obrotu z powyższego tytułu w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 20 tys. zł. - którzy w poprzednim roku zaczęli osiągać obrót na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych i kwota ich obrotu przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, 20 tys zł. - którzy po 31 grudnia 2012 zaczęli osiągać z powyższego tytułu obrót i przewidywany obrót przekroczy w roku podatkowym 20 tys. zł.

Kasa fiskalna to urządzenie, które może działać samodzielnie. Rejestrację sprzedaży na kasie realizuje się poprzez wprowadzanie kodów sprzedawanych towarów (lub usług) bezpośrednio z klawiatury lub za pomocą skanera. Nazwy sprzedawanych towarów/usług należy wcześniej zaprogramować w pamięci kasy. Drukarka rejestrująca to fiskalne uzupełnienie stanowiska sprzedaży opartego na komputerze i oprogramowaniu realizującym sprzedaż. Paragon wystawiany jest w programie komputerowym, drukarka jedynie drukuje gotowy paragon, rejestrując sprzedaż w swojej pamięci.

Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Przeglądu dokonuje uprawniony serwis na żądanie podatnika (rozporządzenie MF z 14 marca 2013, § 33. 1. Dz.U. z 15 marca 2013, poz. 363).

Podatnicy, którzy dopiero rozpoczynają rejestracją obrotów na urządzenia fiskalnym maja możliwość skorzystania z ulgi na zakup każdej z kas rejestrujących (koszt netto). Wysokość ulgi wynosi 90% jednostkowej ceny zakupu (netto), jednak nie więcej niż 700 zł za urządzenie. PAMIĘTAJ! Ulgą objęte są wszystkie kasy zgłoszone przed pierwszą fiskalizacją i zainstalowane w terminie. Aby skorzystać ze zwrotu należy: 1. Przed fiskalizacją złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego pisemne zawiadomienie o instalowanych kasach. 2. Wykonać w terminie fiskalizację kasy. 3. W ciągu 7 dni od fiskalizacji złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego wypełniony formularz "Zgłoszenie kasy przez podatnika" (dołączony do każdego urządzenia Posnet). 4. Przedstawić w Urzędzie Skarbowym oryginał faktury potwierdzającej nabycie kasy wraz z dowodem zapłaty całej należności. 5. Rozliczyć wydatek w deklaracji podatkowej lub wystąpić o zwrot do Urzędu Skarbowego (jeśli nie jest się płatnikiem VAT). Więcej na temat formalności, jakie trzeba dopełnić aby uzyskać ulgę przeczytasz w zakładce > Zakup kasy fiskalnej – pierwsze kroki Kiedy i w jaki sposób podatnik otrzyma ulgę? Jeżeli jesteś płatnikiem VAT możesz dokonać odliczenia kwoty za zakup kasy w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpocząłeś ewidencjonowanie bądź za okresy późniejsze. Aby odliczyć kwotę należy ją wpisać w rubrykę "zakup kasy rejestrującej" w deklaracji VATowskiej. Jeżeli nie jesteś płatnikiem VAT zwrot może nastąpić na Twój wniosek złożony pisemnie do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Taki wniosek powinien zawierać Twoje imię i nazwisko bądź nazwę działalności oraz adres i numer NIP. Nie zapomnij wpisać także danych serwisu, który dokonał fiskalizacji oraz numeru rachunku bankowego, na który ma zostać dokonany zwrot. Dołącz także oryginał faktury oraz dowodu zapłaty za kasę. Urząd Skarbowy dokona zwrotu w ciągu 25 dni od daty złożenia wniosku. Kiedy należy oddać przysługujący zwrot? Urząd Skarbowy może zażądać zwrotu przyznanej ulgi w przypadku gdy w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania: 1. podatnik zaprzestanie działalności 2. podatnik zaprzestanie używania urządzenia fiskalnego 3. nastąpi otwarcie likwidacji bądź zostanie ogłoszona upadłość 4. podatnik nie będzie dokonywał obowiązkowych przeglądów technicznych 5. podatnik dokona odliczenia ulgi nie spełniając wcześniej wymagań uprawniających do korzystania z odliczenia.